Assistant(e) administratif(ve) H/F

CDD 4 mois renouvelable, – (31 – TOULOUSE)

Nature En Occitanie, association de protection de la nature et de l’environnement de 23 salariés recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour épauler le chef de projets Affaires financières et la secrétaire comptable.

Sous la responsabilité de la Directrice, vous vous occuperez du secrétariat général de l’association et de l’accueil téléphonique. Vous pourrez être amené € à réaliser des tâches de comptabilité.

Profil souhaité : de BAC à BAC+2, possible contrat d’alternance ou de professionnalisation, vous maitrisez les logiciels bureautiques, compétences en comptabilité appréciées. Votre aisance relationnelle, votre dynamisme et votre polyvalence vous permettront d’être rapidement autonome.

Type de contrat : Contrat à durée déterminée 4 mois renouvelables. Horaires 35 heures par semaine. La rémunération est basée sur les indices de la CCNA + avantages conventionnels.

Poste basé à Toulouse (31), 14 rue de Tivoli.

Veuillez adresser cv et lettre de motivation à l’adresse mail suivante : recrutement@natureo.org

La structure :

Créée en 1969, Nature Midi-Pyrénées, association régionale loi 1901 de protection de la nature, mène de nombreuses actions pour la préservation des habitats naturels, de la faune et de la flore de notre région. Elle s’appuie sur un réseau de bénévoles et une équipe salariée qui agissent en partenariat avec d’autres associations, collectivités et organismes publics, professionnels et particuliers, pour étudier, protéger la nature et sensibiliser à sa diversité et à son rôle. Elle s’est ainsi donnée cinq missions qu’elle met en œuvre sur l’ensemble du territoire régional :

  • Protéger les espèces sauvages et leurs habitats
  • Sensibiliser les jeunes et les adultes au respect de la nature
  • Faire Découvrir la nature de notre région
  • Gérer les espaces naturels pour pérenniser ou retrouver leur richesse écologique
  • Convaincre les élus et l’administration de protéger ensemble notre patrimoine naturel

Missions

Il(elle) assiste les salariés et les bénévoles de la structure, se trouve au carrefour de toutes les informations et de tous les partenaires, et doit savoir gérer de front les activités de secrétariat et de gestion du personnel. Il (elle) a autant de rigueur technique que de grandes qualités relationnelles.

En lien direct avec la direction et les cadres, il (elle) intervient en appui ou en autonomie sur l’ensemble des tâches assurant le bon fonctionnement de la structure :
- le secrétariat et le suivi administratif courant
- la gestion administrative du personnel (RH)
- de la saisie comptable

En outre, grâce à sa bonne connaissance du fonctionnement de la structure, l’assistant(e) administratif(ve) facilite la circulation de l’information, oriente et conseille dans leurs démarches les collègues et/ou les bénévoles formulant une demande.

Activités et tâches :

Opérations de secrétariat et de suivi administratif
- Accueil téléphonique de la structure (filtre) et gestion de la messagerie électronique générale
- Traitement et diffusion du courrier : saisie des courriers, enregistrement des arrivées/départs des courriers, préparation des éléments de réponse aux courriers…
- Saisie et mise en forme de documents, transmission, numérisation et classement
- Reproduction de documents, gestion et rationalisation de l’archivage physique et électronique
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de matériel de terrain
- Missions d’intendance ou de logistique (commande, livraison et suivi des stocks)
- Organisation administrative d’évènements (séminaires, colloques, stages naturalistes)
- Conception et actualisation des outils de suivi de l’activité administrative de la structure (tableaux de bord, échéanciers, Base de données adhérents, registre du personnel…)

Gestion administrative du personnel (RH)
- Diffusion des diverses informations aux salariés (note de service…)
- Gestion des affichages obligatoires (planning, absence, congés…)
- Renseignement des salariés sur les questions de la formation professionnelle,
- Préparation, constitution et suivi des dossiers de formation professionnelle
- Relations avec les partenaires sociaux (mutuelles, OPCA)
- Accompagnement des démarches individuelles (VAE, formations…)

Assistance comptable
- Saisie d’écritures comptables

Connaissances, compétences :

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Internet)
- Normes rédactionnelles et rigueur en orthographe
- Méthodes de classement et d’archivage
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la structure, de son environnement et de ses partenaires institutionnels et contractuels

Qualités recherchées :

- Autonomie
- Sens de l’organisation
- Rigueur, logique
- Disponibilité
- Aptitude relationnelle, capacité d’écoute, diplomatie, amabilité
- Expression orale, écrite, techniques d’accueil (reformulation des demandes, écoute active, réponse au téléphone…)
- Discrétion (gestion du personnel), probité
- Respect des procédures et des délais
- Aptitude à travailler en équipe

Expérience : Expérience sur poste similaire souhaitée entre 1 et 3 ans minimum.

Formations :
- Bac à Bac+2
- Secrétariat administratif, compétences en comptabilité appréciées
- Formation en alternance possible, notamment concernant la comptabilité

Rémunération : Statut et indice convention collective : indice 300 à 320 CCNA selon profil Nombre d’heures hebdomadaires : 35h Avantages : chèques déjeuner, indemnité transport en commun et vélo, …

Lieux de travail :

Maison de l’Environnement Toulouse, 14 rue de Tivoli 31000 Toulouse Date d’embauche souhaitée : 01/09/2019

Réception des candidatures jusqu’au 20 août Par mail, A l’attention de Pascale Mahé,Directrice : recrutement@natureo.org Par courrier, Nature En Occitanie 14 rue de Tivoli • 31 000 Toulouse

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